(Contoh) Laporan Evaluasi Kegiatan
Evaluasi Kegiatan
Pelepasan Siswa/i Angkatan ke-27
Tahun 2018/2019
KETUA PELAKSANA
Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kemampuan kepada kami untuk menyelesaikan serangkaian kegiatan pelepasan siswa angkatan ke-27 tahun 2019.
Bertema "Menggapai Cita-cita Dengan Menjunjung Akhlak Mulia" diharapkan mampu melahirkan generasi-generasi pelopor yang kreatif. Sehingga kelulusan ke 27 mampu memberikan dampak positif bagi peningkatan kreatifitas di bidang animasi dan broadcasting.
Kegiatan wisuda dilaksanakan pada hari Selasa, 18 Juni 2019 dari pukul 09.00 sampai 11.30 WIB bertempat di Gedung Pandan Sari, Taman Bunga Wiladatika, Cibubur, Jakarta Timur. Rangkaian kegiatan tersebut bertujuan sebagai pelepasan peserta didik ke-27 serta pengucapan syukur atas kelulusan angkatan ke-27 yang di capai oleh SMP YAPPA Depok.
1. Launching Panitia
Bulan April 2014 terbentuk kepanitiaan yang menjalankan prosesi wisuda angkatan ke-1.
Terbentuknya kepanitiaan tersebut bertujuan untuk:
a. Merencanakan, mengelola, melaksanakan, memonitoring dan mengevaluasi seluruh tahapan- tahapan pelaksanaan kegiatan khususnya Kegiatan Prosesi Wisuda SMK Visi Media Indonesia
b. Mengatur tata laksana dan tata kerja dalam persiapan dan pelaksanaan suatu kegiatan
c. Mengelola materi kegiatan
d. Pengkondisian dan penciptaan suasana yang kondusif dan kooperatif bagi pelaksanaan kegiatan organisasi
e. Melaksanakan dan mengendalikan kegiatan operasional yang berkaitan dengan kegiatan
f. Melaksanakan koordinasi dan komunikasi dengan semua unsur yang terlibat dalam kegiatan.
Susunan Panitia Pelaksanaan Pelepasan Siswa
SMP YAPPA DEPOK
1. Penganggungjawab :
2. Ketua Panitia :
3. Sekretaris 1 :
4. Sekretaris 2 :
5. Bendahara :
6. Sie Acara :
7. Sie Humas dan Publikasi 1 :
8. Sie Humas dan Publikasi 2 :
9. Sie Perlengkapan dan dekorasi 1 :
10. Sie Perlengkapan dan dekorasi 2 :
11. Sie Konsumsi 1 :
12. Sie Konsumsi 2 :
13. Sie Dokumentasi :
14. Sie Dana dan Sponsorship 1 :
15. Sie Dana dan Sponsorship 2 :
16. Sie keamanan dan parkir :
17. Pembantu Umum :
2. Rapat Kordinasi Seksi.
Koordinator setiap seksi akan mempermudah koordinasi kepanitiaan. Kegiatan tersebut ditujukan untuk mengetahui perkembangan kinerja dan strategi yang harus dijalankan.
Rapat kordinasi dengan semua panitia dilakukan 1 kali selebihnya koordinasi di sela-sela hari kerja. Masalah yang muncul dapat diselesaikan secara bersama-sama dan lebih mudah walaupun terdapat banyak kendala.
3. Rapat Besar Panitia
Rapat besar panitia dilaksanakan guna memberikan kesiapan dan kematangan kepada semua panitia dalam pelaksaan wisuda. Mendekati pelaksanaan wisuda rapat besar baru dapat terlaksana. Rapat besar tersebut juga termasuk rapat final yang melibatkan pihak Guru dan Staff. Hal ini sangat disayangkan karena kurang adanya komunikasi antara kedua belah pihak sehingga persiapan yang seharusnya dapat dilakukan jauh-jauh hari menjadi sangat mendesak sehingga berpengaruh besar terhadap pelaksanaan acara wisuda. Progres setiap seksi disampaikan pada rapat besar panitia. Permasalahan yang muncul menjadi tanggungjawab bersama untuk diselesaikan.
Dalam rapat besar terbentuk susunan kepanitiaan bersama antara Guru dan Staff
Susunan Kepanitiaan Bersama
Pelepasan Siswa SMP YAPPA DEPOK
Penganggungjawab :
Ketua Panitia :
Sekretaris 1 :
Sekretaris 2 :
Bendahara :
Sie Acara :
Sie Humas dan Publikasi 1 :
Sie Humas dan Publikasi 2 :
Sie Perlengkapan dan dekorasi 1 :
Sie Perlengkapan dan dekorasi 2 :
Sie Konsumsi 1 :
Sie Konsumsi 2 :
Sie Dokumentasi :
Sie Dana dan Sponsorship 1 :
Sie Dana dan Sponsorship 2 :
Sie keamanan dan parkir :
Pembantu Umum :
IT/Multimedia :
Grafis/Animasi :
Setting panggung :
Audio visual :
Penerima Tamu :
Logistik :
MC :
Musik :
4. Koordinasi dengan yayasan
Kami melakukan kordinasi dengan yayasan terkait semua hal yang berkaitan dengan wisuda. Adanya kordinasi dengan yayasan tentu akan lebih mengarahkan acara prosesi wisuda.
SEKRETARIS
Tugas Sekretaris antara lain:
1. Membuat surat seperti: permohonan pembicara, moderator, permohonan membuka acara, permohonan dana, permohonan kerjasama kepada instansi tertentu, peminjaman gedung dan peralatan dan kegiatan kesekretariatan yang relevan
2. Membuat SK kepanitiaan
3. Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia
4. Menyiapkan sertifikat untuk panitia (jika diperlukan)
5. Membuat tanda kepanitiaan (jika diperlukan)
6. Menyediakan lembar komunikasi kepanitiaan
7. Membuat list kebutuhan dan anggaran
8. Berkoordinasi dengan seksi terkait sesuai dengan kebutuhan
9. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan berjalan dengan lancar. Hanya saja ada beberapa kendala diantaranya: permintaan surat dadakan yang terkadang membuat kami harus berpikir lebih, permintaan list nama wisudawan beserta profil yang telah disiapkan ternyata tidak jadi digunakan, permintaan nomor tempat duduk wisudawan yang telah disiapkan ternyata tidak jadi terpakai, pembuatan susunan acara untuk tamu undangan serta orang tua wisudawan yang sangat mendadak sehingga hasil sangat tidak maksimal. Hal ini disebabkan tidak adanya list kebutuhan yang diperlukan.
Harapan
Masalah komunikasi antar panitia dari VMI dan DWM diharapkan terjalin lebih baik, sehingga tidak sering terjadi miskonsepsi antar kedua pihak. Dan harapan ke depan dari setiap bidang sebaiknya membuat list surat atau data yang sekiranya akan diperlukan dan mengajukan diajukan jauh-jauh hari, sehingga hasil lebih maksimal lagi sehingga kendala serta masalah yang fatal dapat diminimalkan.
Untuk undangan ke dinas pemerintahan, sebaiknya Bp. Eko Nugroho yang mengundang.
BENDAHARA
Tugas bendahara antara lain:
a. Membantu ketua panitia dalam melaksanakan tugasnya
b. Memupuk dan mengembangkan sumber-sumber dana dan sarana-sarana lainnya untuk menunjang pelaksanaan kegiatan, sesuai dengan kebijaksanaan dan petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia
c. Mengadakan usaha-usaha lainnya yang sah untuk mengumpulkan dana yang dikoordinasikan bersama sekretaris panitia sesuai petunjuk pelaksanaan yang digariskan oleh ketua panitia
d. Menyusun rencana anggaran belanja dan pengelolaan dana
e. Mengawasi pemasukan dan penggunaan dana
f. Membuat pembukuan tentang segala sesuatu yang menyangkut pendanaan
g. Melaksanakan tugas-tugas lain sesuai dengan pembidangan tugas yang ditentukan
h. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Walaupun semua biaya dapat teratasi namun ada beberapa hal yang menjadi kendala adalah kurangnya pengumpulan dana yang belum tuntas karena beberapa wisudawan belum melakukan pembayaran. Sehingga dana yang akan diperlukan di tutup dari dana lain.
Harapan
Keuangan perlu diclearkan dan acara wisuda untuk tahun ke depan dimasukkan dalam program kerja kesiswaan, sehingga dapat dipastikan waktu dan biayanya. Diharapkan masalah biaya wisuda disampaikan kepada orang tua dari awal sehingga ada kepastian waktu dan kesiapan dari orang tua wisudawan.
ACARA
Tugas Sie Acara antara lain:
a. Membuat susunan acara (run down) secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, pengisian acara, perlengkapan dan tempat)
b. Bersama divisi perlengkapan menyusun daftar perlengkapan dan mengadakannya
c. Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan (ahli dalam melatih paduan suara)
d. Berfungsi sebagai koordinator lapangan dan mengatur hal-hal teknis di lapangan
e. Mensosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak yang terkait
f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Susunan Acara Wisuda yaitu:
1. Tamu undangan dan orang tua wisudawan memasuki ruangan + ramah tamah (snack)
2. Video intro memasuki acara
3. Prosesi wisudawan memasuki ruang prosesi menuju panggung. Pendamping membawa Bendera Merah Putih dan bendera Yayasan Al Raudhoh Depok
4. Menyanyikan Lagu Indonesia Raya
(Hadirin dan tamu undangan dimohon untuk berdiri)
5. Menyanyikan Lagu Hymne SMP YAPPA Depok
(Hadirin dan tamu undangan dimohon untuk duduk)
6. Sambutan Kepala Sekolah ( ~ )
7. Sambutan Perwakilan Orang Tua Wali Murid ( ~ )
8. Testimoni Guru
9. Penyerahan piagam penghargaan
10. Sambutan perwakilan
Animasi Dwi Maftukhah
Broadcasting Levi
11. Puisi dalam Paduan Suara (Mars SMP YAPPA Depok)
12. Sambutan Ketua Yayasan (~)
13. Pemutaran Video karya selama 3 tahun
14. Prosesi Wisuda (Animasi dan Broadcast)
15. Janji Wisudawan (ditirukan oleh seluruh wisudawan)
16. Memindah Tassle (dipimpin oleh kepala Sekolah)
17. Doa Penutup ( ~ )
18. Prosesi keluar
(wisudawan memberikan bunga ucapan terima kasih kepada orang tua di luar ruangan wisuda)
19. Makan siang dan ramah tamah
Catatan : Dimohon menjaga kebersihan ruangan wisuda dan sekitarnya
Realisasi
a. Terdapat miskomunikasi dengan pihak DWM (Mbak Icha) sehingga menyebabkan kelangsungan acara kurang maksimal
b. Terdapat wisudawan yang masih terlambat, sehingga menyebabkan persiapan masuk ruang prosesi agak terkendala.
c. Bekerja sendirian, tidak ada yang membantu
d. Waktu latihan yang kurang, salah satu kendalanya adalah masalah panggung yang belum selesai
e. Dalam acara ramah tamah tidak ada komunikasi yang baik antara guru dan orang tua.
Harapan
a. Siswa harus tepat waktu karena keterlambatan membuat acara mengalami kesalahan yang fatal
b. Gladi bersih dilakukan maksimal 5 hari sebelum pelaksanaan
c. Persiapan yang dilakukan lebih lama dan lebih matang
d. Untuk acara ditambahi sambutan dari Dinas Pendidikan dengan tujuan lebih menghargai tamu undangan
e. Sie. Acara jangan merangkap wali kelas XII supaya tidak mengalami permasalahan. Karena disamping mengurus acara wisuda secara bersamaan juga mengurus administrasi kelas XII seperti membuat dan mencetak rapor.
f. Gladi bersih jangan tertalu mepet dan perlu dimatangkan
g. Masukan dari ( ~ ) Nugroho acara dibuat live di layar (di kanan-kiri atau tengah)
HUMAS DAN PUBLIKASI
Tugas Humas dan Publikasi antara lain:
a. Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (misalnya dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster, undangan sesuai dengan kebutuhan kegiatan) menyebarkannya kepada pihak terkait.
b. Merancang serta mendesain katalog (album kenangan SMP YAPPA Depok)
c. Membantu sie kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan (misalnya membantu merancang desain sertifikat dan lainnya)
d. Membuat list kebutuhan dan anggaran
e. Berkoordinasi dengan sie terkait untuk kepentingan publikasi
f. Bertanggungjawab kepada ketua panitia
Realisasi
a. Kurang maksimal dalam pengolahan dan perancangan terutama logo sekolah. Karena waktu mepet dan design diubah-ubah
b. Asumsi yang berbeda antara Guru dan Staff masalah logo
Harapan
a. Katalog untuk tahun depan dimulai dari kelas 1, supaya biaya tidak terlalu besar maka untuk tampilan kelas X dan XI dibuat seminimal mungkin
b. Dijalin komunikasi dan kerjasama yang lebih baik antara Guru dan Staff
PERLENGKAPAN DAN DEKORASI
Tugas
1. Merencanakan dan mendata peralatan perlengkapan kegiatan yang dibutuhkan serta mengupayakan pengadaannya dengan sebelumnya mengadakan koordinasi dengan bidang lain yang terkait yang membutuhkan perlengkapan sarana (misalnya perlengkapan wisuda terkait dengan plakat/souvenir/kenang-kenangan, toga, map ijazah dan kebutuhan lainnya)
2. Mengadakan hubungan/kontrak perjanjian dalam hal peminjaman/penyewaan peralatan
3. Bertangguang jawab atas pemeliharaan/perawatan dan pengembalian peralatan perlengkapan kegiatan
4. Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan kegiatan
5. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia
6. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
Realisasi
Pelaksanaan tugas sie perlengkapan dalam kepanitian ini masih menemui berbagai kendala. Kendala yang muncul adalah konsep panggung yang berubah-ubah. Untuk perlengkapan yang diperlukan sekolah misalnya toga, plakat/souvenir/kenang-kenangan, toga, map ijazah tidak ada masalah. Kemudian secara teknis dalam penayangan slide show profil wisudawan sedikit mengalami kendala teknis karena antara animasi dan broadcasting tidak sama pembuatannya.
Harapan
a. Kedepannya lebih focus misalnya khusus konsep panggung.
b. Pembuatan slide show dibuat sama
c. Harus ada keberanian dan langkah cepat dalam mengambil keputusan masalah panggung.
DOKUMENTASI
Tugas:
1. Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto ataupun video
2. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia dan berkoordinasi dengan sie lainnya secara kooperatif
3. Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada ketua panitia
Realisasi kegiatan:
Pengerjaan tugas masing-masing sudah terlaksana dengan cukup baik. Namun ada kendala saat acara berlangsung yaitu saat acara foto wisudawan + masing-masing orang tua. Mungkin karena tidak ada arahan dan latihan yang jelas kepada wisudawan dan siswa yang membantu dalam pengambilan foto, sehingga tidak berjalan sesuai yang direncanakan (tidak berfoto bersama orangtua tapi malah asyik foto-foto sendiri). Kedepannya untuk wisudawan dan siswa yang membantu pengambilan foto lebih diarahkan dan diberi pelatihan. Kemudian untuk video yang ditampilkan saat acara “hasil karya anak 3 tahun” konsep tidak matang. Jadi antara acara dan dokumentasi yang ditampilkan tidak konsep yang jelas.
Harapan
a. Harus ada keberanian dan tindakan yang cepat dan tepat dalam mengambil keputusan tentang gambar yang harus dicapai/diambil.
b. Adanya koordinasi yang baik dan matang dalam pengambilan foto
KONSUMSI
Tugas
a. Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya
b. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepada panitia, peserta dan pengisi acara
c. Menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan
d. Mengurus biaya konsumsi
e. Berkoordinasi dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
f. Bertanggung jawab kepada ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan sudah baik karena berkecukupan. Namun terdapat miskomunikasi antara sie konsumsi dengan para guru karena sebagain besar guru terlewatkan mendapatkan snack. Kemudian saat ramah tamah, tamu undangan, orang tua dan para guru kurang adanya jalinan yang kurang hangat (saat makan orang tua dan guru tidak bersamaan). Kemudian ada beberapa snack yang kurang tahan lama dan kurang pratice.
Harapan
Penyuguhan snack untuk tahun mendatang lebih pratice dan lebih tahan lama, sehingga perlu perbaikan lagi. Pengadaan snack yang lebih practice harus didukung pendanaan yang baik. Lebih memperhatikan dan teliti sehingga tidak ada satupun yang terlewatkan, baik snack maupun makan besar.
SIE KEAMANAN
Tugas
a. Mengatur dan mempersiapkan penataan seluruh kegiatan yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
b. Mengatur dan mempersiapkan sarana-sarana yang berkaitan dengan keamanan kegiatan
c. Melakukan koordinasi kegiatan pengamanan yang berkaitan dengan kegiatan
d. Melakukan tugas-tugas yang ditugaskan oleh ketua panitia
Realisasi
Secara keseluruhan keamanan dan pengadaan parker berlangsung dengan baik
Harapan
Ada komunikasi dan pengarahan yang lebih matang sebelum acara dilakukan.
Evaluasi untuk semua kepanitiaan yang terlibat
Secara keseluruhan acara berlangsung dengan baik, tapi ada beberapa yang perlu diperbaiki antara lain:
a. Kurang bertanggung jawab terhadap tugas masing-masing
b. Kurang koordinasi antara panitia
c. Target harus jelas baik dari guru, kepanitiaan, siswa
d. Komunikasi yang kurang lancar dari pihak Guru dan Staff
e. Kepanitiaan inti dari Guru dan Staff tapi lebih baik kepanitiannya merupakan kepanitiaan bersama (Guru dan Staff) sehingga Guru dan Staff diikut sertakan dari awal
f. Pertemuan final sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari
g. Kepanitiaan harus bekerja lebih aktif dan cepat
h. Catatan penting masalah persetujuan lebih baik dari ( ~ ) secara langsung. Jadi diharapkan lebih aktif dan jangan sungkan meminta bantuan Guru dan Staff
i. Sebenarnya tim sudah jelas dan ada tapi semua terlaksana sendiri-sendiri
j. Jangan bekerja sendiri-sendiri tapi lebih percaya rekan
k. Among tamu kurang maksimal karena saat tamu undangan meninggalkan ruangan langsung pulang tanpa dipersilakan makan/ramah tamah. Jadi pendampingan tamu undangan sangat penting
l. Pendampingan kepada orang tua wisudawan saat pulang kurang maksimal. Diharapkan guru-guru lebih komunikatif dan lebih ramah terhadap orang tua saat akan meninggalkan Guru dan Staff.
